سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار - BPMS

در یک نگاه

در هر سازماني سرعت و صحت انجام فرآيندهاي کسب‌و‌کار، جزو اهداف اصلي مديريت ارشد و مياني به حساب مي‌آيد، چرا كه در صورت انجام دقيق و به موقع فرآيندهاي کسب‌و‌کار، رضايت‌مندي ذينفعان سازمان، جلب شده و اين رضايت‌مندي منجر به موفقيت سازمان مي‌گردد. با وجود درك اين مسأله، در بسياري از سازمان‌ها، چرخه بحران (همان‌گونه كه در شكل زير مشاهده مي‌شود) وجود دارد. همان‌گونه كه در شكل نيز مشخص است، در هر سازماني، به واسطه عدم پايش مناسب فرآيندها در هنگام رشد، فرآيندها از حالت بهينه خارج شده و بدين واسطه، بازدهي سازماني كاهش مي‌يابد. اين كاهش باعث بروز بحران در سازمان گرديده و براي خروج از بحران، بخش‌هاي بحران‌زده اقدام به افزايش نيرو نموده كه خود منجر به رشد بيشتر و طي چرخه نمايش داده شده مي‌گردد. 

مناسب‌ترين راه‌حل براي فائق آمدن بر مشكلات فرآيندي سازمان‌ها، استفاده از سيستم مديريت فرآيندهاي کسب‌و‌کار (BPMS) است. مديريت فرآيندهاي کسب‌و‌کار يك رويكرد مديريت با تمركز بر همتراز نمودن تمامي جنبه‌هاي يك سازمان با نيازمندي‌ها و خواسته‌هاي مشتريان سازمان مي‌باشد. اين رويكرد، يك رويكرد مديريت كلي‌نگر براي ترويج كارايي و اثربخشي يك سازماني با تلاش براي نوآوري، انعطاف‌پذيري و يكپارچگي با فناوري مي‌باشد. مديريت فرآيندهاي کسب‌و‌کار، در تلاش براي بهبود فرآيندها به طور مستمر مي‌باشد. بدين دليل مي‌توان آن را به عنوان يك فرآيند بهبود فرآيند توصيف نمود. دلايل مكفي وجود دارد كه مديريت فرآيندهاي کسب‌و‌کار در مقايسه با شيوه‌هاي سنتي مديريت سلسله مراتبي، سازمان‌ها را قادر مي‌سازد تا مؤثرتر، كاراتر و قابل تغييرتر باشند.

چرا BPMS؟

ابزارهاي BPMS جهت خودکار‌سازي و بهبود فرآيندها در سازمان به کار مي‌روند ولی در عین حال می­توان به BPMS با عناوین ذیل نگاه کرد:

• BPMS به‌عنوان يك رويكرد مديريتي
• BPMS به‌عنوان يك تكنولوژي نرم‌افزاري
• BPMS به‌عنوان يك روش توسعه سيستم‌هاي كاربردي
• BPMS به‌عنوان يك الگوي يكپارچه‌سازيكاربردهاي سازماني

همان‌گونه كه در شكل زير ارائه گرديده است، فعاليت‌هاي مديريت فرآيندهاي کسب‌و‌کار به پنج دسته عمده طراحي، مدل‌سازي، اجرا، پايش و بهينه سازي قابل تقسيم مي‌باشند:

طراحی

طراحي فرآيند شامل تشخيص فرآيندهاي موجود و طراحي فرآيندهاي ايده‌آل مي‌باشد. نقاط تمركز شامل نمايش جريان فرآيند، عاملين درگير، آگاه سازي‌ها و اخطارها، ارجاعات، روال‌هاي عملياتي استاندارد، توافقات سطح سرويس و سازوكارهاي تفويض وظيفه مي‌باشند. طراحي مناسب تعداد مشكلات در دوره زندگي فرآيند را كاهش مي‌دهد. بدون در نظر گرفتن فرآيندهاي موجود، هدف اين مرحله، رسيدن به طراحي درست و كاراي نظري فرآيندها مي‌باشد.

بهينه‌سازي‌هاي پيشنهادي ممكن است در ارتباط با گردش‌هاي كاري انساني-انساني، انساني-سيستمي و سيستمي-سيستمي بوده و اهداف مربوطه شامل قوانين تنظيمي، بازار و يا چالش‌هاي رقابتي پيش روي سازماني باشد.

مدل‌سازي

مدل‌سازي به خروجي حاصل از مرحله طراحي نظري ترکيب متغيرها را اضافه مي‌نمايد (به عنوان مثال تغييرات در هزينه‌هاي اجاره و يا مواد كه چگونگي عملكرد فرآيند را در شرايط مختلف مشخص مي‌سازد). همچنين اين مرحله شامل اجراي تحليل "چه خواهد شد اگر" بر روي فرآيندها خواهد بود: "چه مي‌شود اگر 75% منابع به اجراي يك وظيفه مشخص بپردازند؟" و يا" چه خواهد شد اگر امكان اجراي يك وظيفه با 85% هزينه كنوني وجود داشته باشد؟"

اجرا

يكي از روش‌هاي خودكارسازي فرآيندها توسعه و يا خريد يك برنامه كاربردي مي‌باشد كه قدم‌هاي مورد نياز فرآيند را اجرا مي‌نمايد. هرچند در عمل، اين برنامه‌ها به ندرت تمامي قدم‌ها را به دقت و يا كامل اجرا خواهند نمود. رويكرد ديگر استفاده از تركيب نرم‌افزار و دخالت انساني است، هر چند اين رويكرد بسيار پيچيده‌تر از حالت اول بوده و مستندسازي فرآيند را بسيار مشكل‌تر مي‌نمايد.
براي پاسخ به اين مسايل، سيستم‌هاي نرم‌افزاري توسعه داده شده‌اند كه امكان تعريف كل فرآيند کسب‌و‌کار (كه حاصل خروجي فعاليت طراحي فرآيند مي‌باشند) را در قالب مدل‌هاي قابل اجرا توسط رايانه را فراهم مي‌آورند و يا در صورتي كه وظيفه پيچيده‌تر از آن باشد كه به طور خودكار اجرا شود، نيازمند دخالت انساني خواهد بود. در مقايسه با شيوه‌هاي قبلي، اجراي مستقيم يك مدل فرآيندي بسيار سر راست‌تر از روش‌هاي استفاده شده در اين شيوه‌ها بوده و امكان سهل‌تر بهبود را فراهم مي‌آورد. هر چند خودكار سازي يك تعريف فرآيند نيازمند زيرساخت منعطف و فراگير بوده كه امكان توسعه آن‌ها را در يك محيط فناوري اطلاعات معمولي را غير ممكن مي‌سازد. قواعد سازماني توسط سيستم‌ها براي فراهم آوري تعريف رفتارهاي حاكم بر فرآيند مورد استفاده قرار گرفته و يك موتور قوانين سازماني براي راندن اجراي فرآيند و نتيجه‌گيري مورد استفاده قرار مي‌گيرد.

پايش

پايش ردگيري فرآيندهاي تكين را در برمي‌گيرد به گونه‌اي كه اطلاعات مربوط به وضعيت آن‌ها به راحتي در دسترس بوده و آمار مربوط به بازدهي يك و يا بيشتر فرآيندها قابل فراهم آوري باشد. به عنوان يك مثال ردگيري، قادر بودن به تعيين وضعيت يك درخواست مشخص مشتري جهت تعيين مشكلات مربوط به عمليات قابل تشخيص و حل باشد.
درجه پايش بستگي به نيازمندي كسب كار به ميزان اطلاعات قابل ارزيابي و تحليل و چگونگي پايش آن دارد: در زمان واقعي، زمان شبه واقعي و تك كاره. براي اين منظور ابزار ردگيري فعاليت‌هاي سازماني، امكانات عمومي فراهم شده توسط سيستم‌هاي مديريت فرآيندهاي کسب‌و‌کار را گسترش مي‌دهند.
فرآيندكاوي به مجموعه‌اي از شيوه‌ها و ابزارهاي مرتبط با پايش فرآيندها اطلاق مي‌شود كه هدف از آن تحليل رد ثبت وقايع استخراج شده در حين پايش فرآيندي و مقايسه آن با يك مدل قياسي مي‌باشد. فرآيندكاوي امكان تحليل اختلافات ميان اجراي واقعي فرآيند و مدل قياسي و همچنين استخراج گلوگاه‌ها را فراهم مي‌آورد.
بهبود
بهبود فرآيند شامل بازيابي اطلاعات بازدهي فرآيند از مرحله مدل‌سازي يا پايش، تشخيص گلوگاه‌هاي احتمالي و يا واقعي و فرصت‌هاي احتمالي براي كاهش هزينه‌ها و يا ساير بهينه‌سازي‌ها بوده و در نهايت اعمال اين گسترش‌ها به طراحي فرآيندها مي‌باشد. در نهايت اين مرحله امكان ارائه ارزش افزوده سازماني بيشتري را در فرآيندها ميسر مي‌سازد.

  اپيک، BPMS مدارگسترش

نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب¬وکار BPMS مدار گسترش با نام تجاری اپیک (EPIC) از سال 1384 توسعه یافته و مورد بهره برداری بسیاری از مراکز و سازمان¬ها قرار گرفته است. با توجه به بررسي‌هاي تطبيقي به عمل آمده در حين طراحي و اجراي EPIC، تلاش گرديده است تا محصول نهايي فاخر و نتيجه‌اي در خور كاربر ايراني فراهم گردد.
اپیک ضمن پوشش كامل نيازمندي‌هاي يك سيستم مديريت فرآيندهاي کسب‌و‌کار با امکان بومي‌سازي مناسب مزیت شاخصی را در اختیار سازمان ها قرار می دهد. راه‌حل‌هاي موجود مديريت فرآيندهاي كاري را به دو دسته متن باز و تجاري مي‌توان تقسيم نمود كه هر كدام مزايا و معايب خاص خود را دارا مي‌باشند.
با توجه به طبيعت و نیازمندی های سازمان های ایرانی و دغدغه های مترتب بخصوص موضوعاتی نظیر وابستگی به تامین کننده BPMS، دراختیار داشتن سورس BPMS، طبيعي است كه قابليت بومي سازي سيستم مديريت فرآيندهاي کسب‌و‌کار براي كارفرماي محترم از اهميت بسيار زيادي برخوردار باشد. راه‌حل‌هاي متن باز براي اعمال تغييرات و بومي سازي نيازمند صرف زمان و هزينه بسيار بالا بوده و عملاً اجراي آن در محدوده طرح‌هاي عملياتي نمي‌گنجد. تمامي راه حل‌هاي تجاري نيز در قالب بسته بدون تغيير ارائه شده و سازمان بايد خود را در قالب اين بسته‌ها تغيير حالت دهد. بنابراين انتخاب راه حل ارائه شده توسط اين شركت به واسطه بستر باز و نیز امكان بومي سازي آن از ارجحيت برخوردار مي‌باشد.

ویژگی ها:

• امکان تعریف الگوي سازماني اعم از ساختار سازمانی، مکانها و افراد برای سازمان استفاده كننده
• امکان تعریف روابط موجودیت¬های سازمانی
• دارای مخزن الگوهاي فرآيندهاي تجاري
• پشتيباني از نسخه بندي الگوها
• ايجاد نمونه فرآيند
• پشتیبانی از کلیه عناصر رابط کاربری مطابق با استانداردهای BPMN2
• ارتباطات با سرويسها و اشيا
• فضاهاي كاري هوشمند چون جريان كاري ساده، Check in/Check out و نسخه بندي
• امكان دسترسي به مديريت محتوا با ابزارهاي مختلف
• محتويات قابل مميزي
• دسته بندي
• جستجوي پيشرفته
• مقادير اشياي تجاري
• الحاقات فرآيندهاي تجاري
• امكان تعريف صافي هاي مختلف
• توليد گزارشات استاندارد
• آگاه سازي از كانالهاي مختلف چون: پست الكترونيك، دورنگار و پيامك
• ابزار گزارش ساز، BI و BAM

خصوصیات محیط کاربری اپیک:

• محیط طراحي و توسعه


• مبتني بر Eclipse
• امکان اتصال به
  • مخازن فرآيندهاي تجاري
  • اشيا و قواعد تجاري و محتواي سازماني
• جهت انجام امور محوله از قبيل ايجاد و اعمال تغييرات
• اجراي شبيه ساز فرآيند
• محیط کاربر نهایی
  • تحت وب
  • بازبيني ليست وظايف محوله
  • بررسي وضعيت وظايف موجود در آرشيو
  • ايجاد صافي هاي جديد و يا اجراي صافي هاي قبلي
  • تهيه گزارشات مورد نظر
  • اتصال به مخزن محتواي سازماني اجراي و عمليات مورد نياز بر محتواهاي مورد
  • مكان اعمال روالهاي مديريتي از قبيل مديريت سازمان الكترونيك و ديده باني روالهاي تجاري (در صورت وجود سطح دسترسي مناسب)

ویژگی­های فنی:

معماري توليد:/ Multi-TierJ2EE

متدولوژي:Agile Method/RUP

ابزار مهندسي نرم‌افزار:Rational RosePower Designer/

استاندارد‌هاي کيفي:/RUP IEEE

ابزار توليد:Eclipse

سيستم عامل:Unix/Linux/Windows

بانك اطلاعاتي:Oracle 11G/MySql/DB2/

سرور كاربردي:Weblogic/JBoss/Tomcat

مزايای اپيک

• عدم نياز به استخراج كليه فرآيندها قبل از اجراي سيستم

• مخزن الگوي فرآيندهاي كاري = سند بروز الگوي فرآيندهاي كاري سازمان

• اعمال تغييرات فرآيندي بلافاصله

• وجود كليه مولفه‌هاي مورد نياز جهت اجرايي سازي كامل

• امكان عمل بعنوان پيش‌خوان در سيستمهاي سازگار با استانداردهاي مورد نياز

نمونه های موفق

1.سامانه تامين الکترونيکي کالای صنعت نفت

2.ERP دانشگاهی و موسسات آموزشی در طیفی از مراکز بزرگ آموزشی کشور

3.سيستم رتبه بندی مشتريان اعتباری بانک تجارت

4.سیستم جامع  مدیریت اطلاعات آزمایشگاهی (LIMS)

5.سيستم BPMS بانک رسالت

6.سيستم مديريت و کنترل موجودی کالای تله کام شرکت ارتباطات مبين نت

ابزارها، تکنولوژی ­ها، متدولوژی­ ها و استانداردهای مورد استفاده: